隨著科技的發(fā)展以及人口的逐漸增加，錯綜復(fù)雜的訪問與考察、人口的素質(zhì)問題以及區(qū)域信息人身安全問題都給已有的登記制度帶來了很大的挑戰(zhàn)。如今公司規(guī)模越來越大、小區(qū)居住人口越來越多，訪問人口素質(zhì)參差不齊，傳統(tǒng)的登記方式由于人力的缺失與記錄載體的落后，漏洞太大，安全系數(shù)不高，來客信息保存能力也不高，為以后的檢查與信息安全帶來了很大的不便，訪客機(jī)就由此而誕生。
訪客機(jī)，顧名思義，對于來訪客人的一種登記系統(tǒng)，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)代替手工填寫，信息化的處理來客登記問題。目前訪客機(jī)還沒有完全普及，大部分的政府機(jī)關(guān)、學(xué)校、電力機(jī)構(gòu)、公司等對于外訪來客依舊采用著傳統(tǒng)的眼看、嘴問、手寫的方式記錄信息，這種方式勢必是要被大環(huán)境淘汰的一個新型的先進(jìn)的訪客登記技術(shù)究竟能給企業(yè)小區(qū)學(xué)校等地方帶來什么好處呢？
一，保證信息準(zhǔn)確性
手寫容易出錯，時間久遠(yuǎn)了字跡模糊不利于后期追查，人的精力有限，登記失誤帶來的嚴(yán)重?fù)p失不是一個門衛(wèi)可以擔(dān)負(fù)的起的，而訪客機(jī)作為一個智能化機(jī)器，可以對有效證件進(jìn)行掃描，不需要來客登記，從而避免了手寫帶來的風(fēng)險，而且在進(jìn)行訪客信息管理的時候也會更加方便，可以直接從電腦調(diào)出資料，避免資料因為到處交接而發(fā)生混淆等不必要事故的出現(xiàn)。
二，操作簡單，高效省時
在來訪客戶過多時，人員手寫登記會耗費大量的時間，在如今這個快速運轉(zhuǎn)的大環(huán)境下，一分一秒都顯得尤為重要，訪客機(jī)只需要來訪客戶將證件進(jìn)行掃描，訪客登記時間最慢也就30來秒，不耽誤事情，提高了整個公司、學(xué)校或者小區(qū)的辦事效率。
三，提高企業(yè)形象，保護(hù)企業(yè)利益
門衛(wèi)一般是一個企業(yè)面向來訪客戶的一個門面，一般企業(yè)招聘門衛(wèi)都是一些退休的中老年人，登記本、筆以及門衛(wèi)室常常能給來客公司的第一印象。如果一臺高端先進(jìn)的訪客機(jī)立于其中，勢必給人一種高端大氣的形象，會讓來訪客戶對這個公司更有信任感，一個擁有先進(jìn)管理技術(shù)的企業(yè)，客戶更愿意與其合作吧？
另一方面，自動化的信息技術(shù)可以更好的保障企業(yè)的信息不被泄露，來訪客戶的信息通過計算機(jī)控制，不是傳統(tǒng)的登記本容易破損丟失，而且，智能化的訪客機(jī)可以分辨出常來客戶，對于一些陌生客戶可以更多的限制與審查，避免各種社會閑雜進(jìn)入企業(yè)，保障了企業(yè)的利益。
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